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Der juristisch bedeutsame Dokumentenverkehr


Der juristisch bedeutsame elektronische Dokumentenverkehr (JBED) lässt die elektronischen Dokumente, die absolut rechtskräftig sind und als Urschriften gelten, schnell vereinbaren, sicher austauschen und aufbewahren und somit deren Authentizität und Integrität gewährleisten. Der JBED befähigt die juristischen und physischen Personen, jede Anzahl von verschiedenartigen Dokumenten, inklusive Rechts-, Finanz- und Buchhaltungsbelege, sowohl betriebsintern, als auch mit Dritten und mit Vertragspartnern auszutauschen.

Heute wird von der Kryptographie und der elektronischen Digitalsignatur in den verschiedensten Wirtschaftsbranchen und in der öffentlichen Verwaltung Gebrauch gemacht, um die elektronischen Dokumente mit einer unwiderlegbaren Rechtsgültigkeit zu versehen. Somit besitzt die EDS alle Grundeigenschaften der eigenhändigen Unterschrift: sie bezeugt, dass das empfangene Dokument gerade von derjenigen Person kommt, die es unterschrieben hat; sie garantiert Integrität und Schutz vor Verstümmelungen bzw. vor Änderungen des bereits unterzeichneten Dokumentes; sie verhindert auch, dass sich der Unterzeichner seinen Verpflichtungen widersetzt, die er mit der Unterzeichnung dieses Dokuments aufgenommen hat.

Beispielsweise gilt gemäß den Gesetzen vieler Länder, so auch laut dem ukrainischen Gesetz „Über die elektronischen Dokumente und den elektronischen Dokumentenverkehr“, die digitale Kopie eines elektronischen Dokumentes als Original, wenn sie die erforderlichen Angaben wie die digitale Signatur bzw. die Unterschrift des Urhebers aufweist, die laut dem Gesetz der Ukraine „Über die digitale Signatur“ der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt ist.

Die Sicherheit der Verwendung der EDS wird dadurch gewährleistet, dass die für die Arbeit mit der EDS verwendeten Tools von der zuständigen Regierungsbehörde des Landes geprüft werden.

Der rechtlich bedeutsame Dokumentenverkehr umfasst:


  • Benutzerregistrierung im System. Der Benutzeraccount setzt voraus:
    • – Vorhandensein der Inbox- Ordner
      – Möglichkeit, Dokumente vor dem Signieren zu vereinbaren
      – Möglichkeit, Aufträge und Meldungen zu senden
      – Suche (attributive, Volltext-) im System
      – Erstellung von Berichten
      – Möglichkeit, mit Mobilgeräten zu arbeiten
    • Hochladen / Herunterladen der Dokumente
    • EDS-Signieren von Dokumenten mit Zeitstempel
  • Überprüfung der EDS des Dokumentes
  • Senden der signierten Dokumente an einen anderen Benutzer im System
  • Möglichkeit, eine E-Mail-Meldung an den externen Geschäftspartner zu senden (betreffs Empfang, Vereinbarung und Signieren von Dokumenten)
  • Ausdrucken von Dokumenten aus dem System heraus mit Visualisierung der Angaben zu dessen EDS-Signatur
  • Möglichkeit, das signierte Dokument in ein PDF / A-Format zur dauernden Speicherung zu konvertieren
  • Unterstützung der Arbeit mit mobilen Geräten, einschließlich EDS-Signierung
  • Integration mit dem System des elektronischen Dokumentenverkehrs

Vorteile der Einführung eines rechtlich bedeutsamen Dokumentenverkehers:


  • Beschleunigung des Workflows, Reduzierung des Zeitaufwandes für Vereinbarung, Zustellung, Unterzeichnung und Suche nach erforderlichen Dokumenten im System um 80%.
  • Reduzierung der Kosten im Papierdokumentenverkehr für Dokumentenausdruck, Bürogeräte-Wartung, von Zubehörbeschaffung, Post- und Kurierzustellung der Papierträger sowie Archivierung der Originale.
  • Bequeme und einfache Arbeit mit elektronischen Unterlagen: die Möglichkeit, jederzeit von stationären und mobilen Geräten aus auf die notwendigen Dateien zuzugreifen, Dokumente auf lokalen Speichermedien herunterzuladen und zu speichern, Dokumente mit Unterschriften auszudrucken, Dateien im System schnell online zu suchen, beim Vereinbarungsvorgang zu kommunizieren und über das elektronische Archiv zu verfügen.
  • Dokumentenkontrolle: momentane Übertragung der Originaldokumente, Kontrolle des Standes der Unterzeichnung, Unmöglichkeit des Verlustes von Originalen, Garantie der Echtheit des unterzeichneten Dokumentes.
  • Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen hinsichtlich der Abwicklung des digitalen Dokumentenverkehrs und der Verwendung der EDS.
  • Unwiderlegbare rechtliche Bedeutsamkeit des jeweiligen Dokumentes. Die Möglichkeit, jederzeit dessen rechtliche Wirksamkeit anhand der EDS zu bestätigen. Die Möglichkeit, elektronische Dokumente als Originale zu verwenden.
  • Kontrolle der Integrität und Unveränderbarkeit des Dokuments. Die Unmöglichkeit, das erstellte und mit einer EDS versehene digitale Dokument nach dessen Unterzeichnung zu erneuern bzw. zu ändern. Bestätigung der Urheberschaft des Dokuments durch Verschlüsselung mit einem privaten Schlüssel.
  • Sicherheit und Vertraulichkeit des Informationsaustausches bei der Übertragung der digitalen Dokumente über offene Kanäle aufgrund des kryptographischen Datenschutzes.
  • Möglichkeit einer Integration mit dem bestehenden System des internen Dokumentenverkehrs.

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