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Beschreibung:

System des elektronischen Managements von Dokumenten und Eintragungen für den Rat der Stadt Lviv. Dieses System wurde von Soft Xpansion Ukraine auf der Alfresco-Plattform entwickelt und implementiert. Es setzt sich aus folgenden Modulen zusammen:

  • Aktenverwaltung: Bearbeitung der ein- und ausgehenden Schriftstücke, des internen Schriftverkehrs, der organisatorischen und administrativen Dokumente, Einrichtung des elektronischen Dokumentenarchivs, Kontrolle der Umsetzung der Resolutionen usw.
  • Bearbeitung der Bürgereingaben per Post, E-Mail, über das Portal bzw. über den persönlichen Empfang
  • Zentrum für Verwaltungsdienste: Empfang von Bürgern und juristischen Personen, die die Verwaltungsdienste beantragen, Bearbeitung dieser Anträge sowie Erstellung von jewiligen Dokumenten und Genehmigungen
  • Personalführung und -verwaltung
  • Veranstaltungskalender. Mit dieser Funktionalität können Beratungen und Veranstaltungen geplant, Verfügbarkeit von freien Ressourcen und Zeitreserven geprüft sowie diese freigehalten werden
  • Persönlicher Empfang von Bürgern durch Beamte. Dies ermöglicht Planung der Termine und Erstellung von Aufträgen und Dokumenten direkt im Empfangszimmer.

Die Arbeiten wurden im Rahmen des internationalen Projektes „Förderung des E-Governments in der Ukraine“ mit finanzieller Unterstützung der schwedischen Regierung, vertreten durch Sida, die Schwedische Behörde für die internationale Entwicklungszusammenarbeit, und unter Beteiligung der estnischen NGO „Academy of E-Government“ ausgeführt. Im Rahmen des Projektes wurde dieses System in der regionalen staatlichen Verwaltung der Oblast Iwano-Frankiwsk sowie in den Räten der Städte Ivano-Frankivsk und Kalusch implementiert.

Ergebnisse der Implementierung:

  • 1.200 Benutzer des Systems
  • Automatisierung der Bearbeitung von ein- und ausgehender Post, Eingaben der Bürger, internen Dokumenten, Anordnungen, Protokollen, Vorschriften und gesetzlichen Regelungen, sowie von Vorgängen wie Erstellung, Registrierung, Vereinbarung und Unterzeichnung der Dokumente, Fassung von Resolutionen und deren Umsetzung, Fristüberwachung usw.
  • Automatische Generierung der Eintragsnummern von Dokumenten nach den vorgegebenen Regeln und dem Aktenplan
  • Funktionalität des ZfVD:
    • Automatische Erstellung eines ausgedruckten Antragsformulars anhand der eingegebenen Daten über den Antragsteller und den ausgewählten Verwaltungsdienst.
    • Automatische Erstellung der Liste von erforderlichen Dokumenten je nach dem ausgewählten Verwaltungsdienst.
    • Automatische Erstellung der Druckvorlagen von Dokumenten des Antragstellers
    • Scannen der Dokumente direkt von der elektronischen Karte und automatische Verknüpfung mit ihr (ohne Zwischenspeicherung auf einer lokalen Festplatte)
    • Das automatische Versenden der E-Mail- und SMS-Meldungen (aus dem System) setzt den Antragsteller über die Ausführung des Verwaltungsdienstes in Kenntnis
  • Automatisierung der Prozesse des internen Schriftverkehrs zwischen den Struktureinheiten des Stadtrates
  • Automatische Bewilligung der Entwurfsdokumente mit der Alternative: parallel oder sequentiell
  • Automatisierung der Vorgänge Scannen, Bearbeiten, Speichern von Dokumenten und Dokumentensuche
  • Einrichtung eines sicheren elektronischen Dokumentenarchivs
  • Kontrolle über die Ausführung von Beschlüssen und Aufträgen
  • Mehrstufige Delegierung von Resolutionen und Aufträgen
  • Funktionalität „Leiter – Assistent“
  • Funktionalität der Vertretung eines Mitarbeiters für die Zeit seiner Abwesenheit
  • Funktionalität der Erstellung von Beratungen und der Benachrichtigung der eingeladenen Teilnehmer
  • Funktionalität der Erstellung von Dokumenten nach der vorgefertigten Vorlage in MS Word
  • Inkenntnissetzung der Benutzer über den Stand von Dokumenten und Aufträgen per SMS und / oder E-Mail
  • Mehrkriteriensuche nach Angaben der Dokumenten- und Aufgabenkarten
  • Automatisierte Erstellung von Berichten und Statistiken aufgrund der Dokumentensuche
  • Speicherung und Aktualisierung von Informationen über Vertragspartner, Organisationsstruktur des Stadtrates und normative Referenzinformationen
  • Speichern verschiedener Versionen von Dokumenten
  • Automatisiertes System der Terminvereinbarungen und Bürgersprechstunden
  • Effektive Eventplanung und bequeme Ressourcenreservierung
  • Funktionalität für die Mitarbeiter der Personalabteilung:
    • Führung der Karten von Mitarbeitern mit allen Informationen über jeden Mitarbeiter
    • Separates Archiv von Karten entlassener Mitarbeiter
    • Arbeit mit dem Baum der Organisationsstruktur

Antragsformular


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