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Projekte

Beschreibung:

Kernel ist der weltweit führende und landesweit größte ukrainische Hersteller und Exporteur von Sonnenblumenöl sowie der bedeutendste Weltmarkt-Anbieter von Agrar-Produkten aus der Schwarzmeerregion. Er führt diese Produkte in mehr als 60 Länder aus.

Abgeschlossene Projekte:

System des elektronischen Dokumentenverkehrs

Lösung: Innovative Implementierung des rechtlich bedeutsamen elektronischen Dokumentenverkehrs, basierend auf der Microsoft Office 365 Cloud-Plattform und der K2 Plattform.

Implementierung:

  • Es wurde ein einheitlicher Informationsraum für Teamarbeit geschaffen, der über die persönlichen Accounts der Mitarbeiter zugriffsfähig ist. Dieser Informationsbereich umfasst:
    • HR-Modul: Informationsblock mit Angaben zur Erwerbsbiografie des Mitarbeiters sowie Daten zu seiner Unterstellungsart und zu seinen strategischen Aufgaben;
    • eine konsolidierte Liste der dem Mitarbeiter zugewiesenen Aufgaben mit der Möglichkeit, Termine ihrer Ausführung und Vollzugsdisziplin zu verfolgen;
    • ein Gesamtverzeichnis von Aufgaben und Vorgängen, die der Mitarbeiter wahrnimmt;
    • Mittel zur aggregierten Suche in allen Informationsressourcen des Unternehmens;
    • ein korporativer Gesamtkatalog von Geschäftsvorgängen und Anträgen, die dem Mitarbeiter durch seine Befugnis zugänglich sind.
  • ein Mechanismus wurde für die Bearbeitung von Aufgaben aus den E-Mail-Clients und aus dem Telegram-Messenger kreiert, was für diejenigen Mitarbeiter von besonderer Bedeutung ist, die außerhalb des Büros tätig sind;
  • Vereinbarungsvorgänge, HR-Verfahren, interne Audit-Prozesse und Management-Workflow wurden automatisiert;
  • ein Archiv von Rechtsdokumenten und Prozessakten sowie Archive von normativen Referenzinformationen wurden eingerichtet;
  • die wichtigsten korporativen Anträge der Mitarbeiter (mehr als 10 Arten von Anträgen: Reservierung der Konferenzräume und Autos, Abstimmung von Reisen, usw.) wurden automatisiert;
  • das System wurde mit der Unternehmenslandschaft, nämlich mit dem Navision ERP-System, mit den 1C-Buchführungsmodulen, mit dem Projektmanagement-System auf der JIRA-Plattform sowie mit den betriebsinternen Verzeichnissen und Katalogen, integriert;
  • ein analytisches Reporting-Subsystem, das auch ein Teil der Office 365-Plattform ist, wurde mit den Tools von Microsoft Power BI realisiert.
  • die Möglichkeit einer operativen und taktischen Planung im persönlichen und allgemeinen Unternehmenskalender wurde realisiert;
  • die Möglichkeit für die Teamarbeit und für die Kommunikation der Mitarbeiter des Unternehmens über das betriebsinterne soziale Netzwerk Yammer, das mit anderen Office-Programmen integriert ist, wurde geschaffen;
  • ein adaptives Design wurde implementiert, um eine optimale Interaktion mit dem Benutzer unabhängig vom Device-Typ zu gewährleisten.

Ergebnisse der Implementierung:

  • Erhöhung der Effektivität des Managementsystems im Unternehmen. Durch die Automatisierung der Geschäftsvorgänge erhöhen sich Geschwindigkeit und Qualität der Entscheidungsfindung des Managements, der Umsetzung der HR-Verfahren, der internen Audit-Vorgänge und des Management-Workflows, womit fortschrittliche systemische Veränderungen in der Unternehmensführung in die Wege geleitet werden.
  • Reduzierung der Logistikkosten. Die Implementierung des rechtlich bedeutsamen elektronischen Dokumentverkehrs lässt die Kosten für die Versorgung des Papier-Workflows vermeiden (Papierkauf, Wartung von Bürogeräten, Erwerb von Verbrauchsmaterial, Bewegung von Papierkopien unter geographisch entfernten Geschäftseinheiten und Büros, sowie Lagerung und Entsorgung von Papierträgern).
  • Arbeitszeit sparen und Arbeitsproduktivität steigern. Nach der Einführung des elektronischen Dokumentenverkehrs wurde in Kernel der Zeitaufwand für Genehmigung und Unterzeichnung etlicher Dokumentenarten von 2-3 Wochen auf 2 Tage reduziert. Diese Lösung ließ Arbeitszeitverluste eliminieren, wodurch Reserven für andere Personalaufgaben freigesetzt wurden sowie die Effizienz der Arbeitszeitnutzung erhöht werden konnte.
  • Vorbeugung des Dokumentenverlustes. Die Einführung der elektronischen Vereinbarung der Dokumente lässt Verluste von Papierdokumenten vermeiden. Die Informationen werden gleichzeitig in mehreren Info-Zentren gespeichert, wodurch aufgrund des mehrfachen Kopierens das Verlustrisiko aufgehoben wird.
  • Transparenz von Geschäftsvorgängen. Standardisierung und Automatisierung von Geschäftsvorgängen tragen zur nachhaltigen Entwicklung des Unternehmens bei, das alle gültigen Rechtsvorschriften, Grundsätze der Transparenz, der Ehrlichkeit und der Politik der sozialen Verantwortung einhält und Interessenkonflikte, Verletzungen der internen Richtlinien und Verfahren, Vertrauensbruch sowie Missbrauch der Position im Unternehmen usw. vermeidet.
  • Sicherheit von Geschäftsvorgängen. Diese Lösung schließt Fälschungen der Unterschriften bzw. der unterzeichneten Dokumente aus, indem sie den aktuellen Anforderungen und Standards der Informationssicherheit voll und ganz entspricht.
  • Individueller Ansatz. Bei der Implementierung des rechtlich bedeutsamen elektronischen Dokumentenverkehrs werden Aktivitäten und Belange des Kunden, Grundsätze und Normen des Unternehmens sowie Besonderheiten des Managementsystems und der Geschäftsvorgänge in Betracht gezogen. Diese Herangehensweise an die Implementierung der Lösung ermöglicht es, einen starken Synergieeffekt zu erzielen, der das finanzielle Gesamtergebnis des Kunden positiv beeinflussen kann.

Projektaussichten:

Die Weiterentwicklung des Systems des rechtlich bedeutsamen elektronischen Dokumentenverkehrs sorgt für die Automatisierung der Projektarbeit im Unternehmen, der Funktionen in den Struktureinheiten des Unternehmens und für die Erweiterung der Liste von automatisierten Geschäftsvorgängen.

Antragsformular


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