Konzultace: + 420 234 280 612
Zpětná vazba

Právně významná správa dokumentů


Právně významná správa dokumentů (PVSD) umožňuje rychle odsouhlasovat, okamžitě podepisovat, bezpečně vyměňovat a bezpečně ukládat elektronické dokumenty, které jsou plně platné a považovány za originální a současně zaručují jejich autenticitu a integritu. PVSD poskytuje možnost výměny neomezeného počtu různých typů dokumentů, včetně právních, finančních, účetních, v rámci organizace, mezi právnickými a fyzickými osobami, jakož i se smluvními stranami a jinými organizacemi třetích stran.

Dnes je šifrování a elektronický digitální podpis široce využívány podniky v různých sektorech hospodářství a veřejné správy k poskytování elektronickému dokumentu právní průkaznosti. To znamená, že elektronický podpis má všechny základní vlastnosti vlastnoručního podpisu: potvrzuje, že přijatý dokument byl obdržen od osoby, která jej podepsala; zaručuje integritu a ochranu proti zkreslení a oprav v podepsaném dokumentu; znemožňuje osobě, která podepsala dokument, aby se vzdala povinností, které přijala podpisem tohoto dokumentu.

Například podle právních předpisů mnoha zemí, zejména i v souladu se zákonem Ukrajiny „O elektronických dokumentech a elektronické správě dokumentů“, originál elektronického dokumentu je jeho elektronická kopie s povinnými náležitostmi, včetně elektronického podpisu autora nebo podpisem, odpovídajícím vlastnímu podpisu v souladu se zákonem Ukrajiny “O elektronickém podpisu”.

Bezpečnost používání elektronického podpisu je zajištěna skutečností, že nástroje používané pro práci s nimi jsou zkoumány příslušnou vládní agenturou země.

Právně významná správa dokumentů zahrnuje:


  • Registraci uživatele v systému. Osobní stránka uživatele obsahuje:
    • – Příchozí schránky
      – Možnost vyjednávat dokumenty před podpisem
      – Možnost odesílat úkoly a zprávy
      – Hledání (atributivní a fulltextové) v systému
      – Vytváření zpráv
      – Možnost pracovat na mobilním zařízení
    • Stahovat / nahrávat dokumenty
    • Podepisování dokumentů elektronickým podpisem s časovou značkou
  • Ověření elektronického podpisu dokumentu
  • Odesílání podepsaných dokumentů jinému uživateli v systému
  • Možnost odeslat e-mailovou zprávu externí smluvní straně (pro příjem, schválení, podepisování dokumentů)
  • Tisk dokumentů ze systému s vizualizací informací o jeho elektronickém podpisu
  • Možnost převést podepsaný dokument na formát PDF / A pro dlouhodobé ukládání
  • Podpora mobilních zařízení, včetně pro podepisování elektronickým podpisem
  • Integrace se systémem elektronické správy dokumentů

Výhody zavedení právně významné správy dokumentů:


  • Zrychlení pracovního postupu: snížení nákladů na schválení, dodání, podepisování a vyhledávání potřebných dokumentů v systému až o 80%.
  • Snížení nákladů, spojených s papírovou správou dokumentů: tiskem dokumentů, opravou kancelářského zařízení a nákupem spotřebního materiálu, zásilkovou a kurýrní dodávkou papírových nosičů, archivním skladováním originálů.
  • Pohodlná a snadná práce s elektronickou dokumentací: možnost kdykoli přistoupit k potřebným souborům ze stacionárních a mobilních zařízení, stahování a ukládání dokumentů na místních médiích, tisk dokumentů s podpisy, online vyhledávání souborů v systému, možnost komunikovat v procesu schvalování, dostupnost elektronického archivu.
  • Kontrola správy dokumentů: okamžitý převod originálních dokumentů, kontrola jejich podpisování, nemožnost ztráty originálů, záruka pravosti podepsaného dokumentu.
  • Dodržování požadavků zákonů, kterými se řídí provádění elektronického správy dokumentů a používání elektronických podpisů.
  • Právní průkaznost dokumentu. Možnost kdykoli potvrdit jeho právní význam prostřednictvím elektronických podpisů. Možnost používat elektronické dokumenty jako originály.
  • Kontrola integrity a neměnnosti dokumentu. Nemožnost modifikace a změnění vytvořeného a podepsaného elektronickým podpisem dokumentu. Potvrzení autorství dokumentu šifrováním soukromého klíče.
  • Bezpečnost a důvěrnost výměny informací při přenosu elektronických dokumentů otevřenými kanály kvůli kryptografické ochraně informací.
  • Možnost integrování se současným systémem správy dokumentů podniku.

ELEKTRONICKÁ PŘIHLÁŠKA KE STUDIUNULL


Naučit hodnotu svého projektu automatizace dnesnull