Konzultace: + 420 234 280 612
Zpětná vazba

Projekty

Popis:

Zavedení systému elektronické správy dokumentů a záznamů pro Magistrát města Lvova Systém je záložen a zaveden firmou Soft Xpansion Ukraine na platformě Alfresco, a má takovéto moduly:

  • Kancelář: zpracování příchozích dokumentů, odchozích dokumentů, interní korespondence, organizačních a administrativních dokumentů, vytváření elektronického archivu dokumentů, kontrola plnění nařízení atd.;
  • Zpracování žádostí občanů zaslaných poštou, e-mailem, prostřednictvím portálu nebo při osobním přijetí;
  • Centrum pro poskytování administrativních služeb: přijetí občanů a právnických osob se žádostmi o poskytování administrativních služeb, jejich zpracování a poskytování některých dokumentů a povolení;
  • Personální řízení, správa personální dokumentace;
  • Kalendář události. Díky této funkci je možné plánovat schůzky a události, kontrolovat dostupnost volných zdrojů a času a rezervovat je;
  • Osobní přijetí občanů úředníky. Umožňuje naplánovat návštěvu, vytvářet pokyny a dokumenty přímo z přijímací kanceláře.

Práce byla uskutečněna v rámci mezinárodního projektu „Podpora e-governance na Ukrajině“ za finanční podpory švédské vlády zastoupené Švédskou agenturou pro mezinárodní spolupráci a rozvoj „Sida“ a za účasti estonské nevládní organizace „Akademie e-governance“. Také v rámci projektu byl tento systém zaveden v Ivano-Frankovské oblastní státní správě a magistrátech měst Ivano-Frankivsk a Kaluš.

Výsledky zavedení:

  • 1200 uživatelů systému
  • Automatizace zpracování příchozí a odchozí korespondence, žádostí od občanů, interních dokumentů, příkazů, zápisů, nařízení a regulačních dokumentů, což zahrnuje: vytvoření, evidovaní, schválení, podepsání, povolení, provádění, kontrolu lhůt atd.
  • Automatické generování registračních čísel podle předem definovaných pravidel a nomenklatury složek
  • Funkce “CPAS”:
    • Automatické vytvoření tiskové formy žádosti na základě údajů zadaných o žadateli a vybrané administrativní službě
    • Automatické vytvoření seznamu potřebných dokumentů v závislosti na vybrané administrativní službě
    • Automatická vytvoření tiskové formy dokumentů obdržených od žadatele
    • Skenování dokumentů přímo z elektronické karty a automatické vázání na ni (bez přechodného ukládání skenů na lokální disk)
    • Automatické odesílání e-mailových zpráv a SMS zpráv (přímo ze systému) s informací pro žadatele o provedení administrativní služby.
  • Automatizace procesů interní korespondence mezi strukturními jednotkami magistrátu
  • Automatizované schválení návrhu dokumentů s možností výběru způsobu: paralelního nebo sekvenčního
  • Automatizace procesu skenování, zpracování, ukládání a vyhledávání dokumentů
  • Organizace bezpečného elektronického archivu dokumentů
  • Kontrola plnění nařízení a pokynu
  • Víceúrovňové delegování nařízení a pokynů
  • Funkce “Vedoucí-Pomocník”
  • Funkce “Náhrada zaměstnance” na dobu jeho nepřítomnosti
  • Funkce pro vytváření schůzek a informování pozvaných účastníků
  • Funkce vytvoření dokumentů podle připravené šablony v MS Word
  • Informování uživatele o stavu dokumentů a pokynů prostřednictvím SMS a/nebo e-mailu
  • Vyhledávání dokumentů a úkolů podle různých výběrových kritérií
  • Automatizované vytváření zprav a statistických dát na základě vyhledávání dokumentů
  • Ukládání a aktualizace informací o smluvních stranách, organizační struktuře magistrátu, regulační a referenční informací
  • Uložení různých verzí dokumentů
  • Automatizovaný systém pro naplánování návštěv občanů a přijímání úředníky
  • Efektivní plánování událostí a pohodlné rezervování zdrojů
  • Funkce pro pracovníky personálního oddělení:
    • Vedení kart zaměstnanců s úplnou informaci o každém zaměstnanci
    • Samostatný archiv kart propuštěných zaměstnanců
    • Práce se stromem organizační struktury

Formulář žádosti


Naučit hodnotu svého projektu automatizace dnes